İş toplantıları korkunç. İşte Onları Daha İyi Hale Getirmek.

Toplantıların neden bu kadar zor emildiğini anlamaya çalışırken, hızla tükenmekte olan balıkçılığımızın analojisini kullanmak yardımcı olabilir. Balıkçı, balık tutmak için herhangi bir teşvikte bulunmaz ve ülkeler, hangi balıkların kendi yetki alanlarına gireceğinden kimin sorumlu olacağına tam olarak karar veremezler. Ve böylece hiç kimse durumu iyileştirmek için çok fazla şey yapmaz, muhtemelen gelecek nesiller arasında baharatlı ton balığı rulolarını ve böyle büyük bir bolluk içinde zevk aldığımız ızgara kılıç balığı sallama şansını soymak gibi.

İşyeri toplantılarını çevreleyen kültür de benzer bir problem yaşamaktadır. Çoğu toplantıda fiili bir lider varken, birileri şovu yürütürken, 'iyi toplantıların nasıl yapılacağını bulmak' asla o kişinin işi değildir. İnsanlar da mevcut olayların kaçınılmaz olduğunu kabul etmişlerdir: toplantıların berbat olduğunu biliyoruz ' her zaman emilir, öyleyse neden onları daha iyi yapmak için zaman harcıyorsun? Sonuç olarak, programlarımızı ortak kullanım trajedisi bir tür işyerinde doldurmaya devam ettiler.

Omaha'daki Nebraska Üniversitesi'nde endüstriyel ve örgütsel psikoloji profesörü olan Joseph Allen, “Bu, kabul görmüş bir çevre için alınmış” diyor. Ters. “Onlara sahip olmamız gerektiğini biliyoruz, ancak arkalarına fazla enerji harcamıyoruz. Ve toplantıdaki herkes daha iyisini yapmak için çaba harcamazsa, o zaman değişmeyecek… ve birileri onları daha iyi hale getirmeye çalıştığında garip. ”

Birbirimizle iletişim kurma kabiliyetimiz yıllar içinde geliştikçe, ironik bir çarpışmada, toplantılarda sıkışıp kaldığımız zaman gerçekten de kabardı. Çalışanlar şimdi 1960'larda 10'dan az olan toplantılarda haftada ortalama 23 saat geçiriyorlar. Ankette belirtilen son bir çalışmada üst düzey yöneticilerin yüzde yetmiş biri Harvard Business Review toplantıları verimsiz ve verimsiz bulduklarını söyledi. Neredeyse pek çok kişinin söylediği toplantılar da işlerini yapmalarını engelledi. Clemson Üniversitesi'ndeki bazı meslektaşları ile birlikte geçenlerde, toplantılarla ilgili yaklaşık 200 araştırma makalesinin kapsamlı bir incelemesini tamamlayan Allen, bunun çok uzun sürdüğünü söylüyor. Bulguları yakın zamanda dergide yayınlandı Psikolojik Bilimde Güncel Yönergeler.

Toplantıların çoğu zaman sinir bozucu veya gereksiz olması gerçeği, önemsiz oldukları anlamına gelmez.

Allen, “İnsanların bir araya gelmesi ve umut verici bir şekilde yenilikçi ve yaratıcı bir çözüm bulması için sorun hakkında farklı bilgiler edinmeleri gerekiyor” dedi. Ters. “Toplantılar işbirliği yapmamıza, bir proje için ihtiyaç duyduğumuz kaynakları elde etmemize, karar vermemize yardımcı olmaktadır. Gerçekten çok önemliler. Ancak aşırı kullanım konusunda çok dikkatli olmamız gerekiyor. ”

Toplantılarla ilgili bir başka sorun, gerçekte ne kadar sinir bozucu ve gerekli olduklarına rağmen, aslında o kadar iyi çalışılmamış olmalarıdır. Konuyla ilgili incelemesinde Allen ve ekibi incelendi her 2006’dan bu yana, 200’den biraz daha az yazılmış olduğunu bulabilecekleri bir makale. Çok gözükebilir, ancak liderlik konusunda 1000’den fazla makale yayınladığını düşündüğünüzde geçen yıl Yalnız, farkına varmaya başladınız, aslında, gerektiği gibi iyi bir toplantı yapmayı gerçekten bilmiyoruz.

Neyse ki, 200 ya da öylesine çalışır Allen ve ekibi did toplantıları nasıl daha iyi hale getirebileceğimize dair rehberlik etmek.

Nezaket Davetini Kucaklama

Allen, çalışmaların nezaket davetinden daha fazla yararlanmamız gerektiğini önerdiğini belirtti. Toplantılarla ilgili en büyük sorunlardan biri aslında iyi niyetlerden kaynaklanıyor; orada olması gerekmeyen çok fazla insan davet ediyoruz. Dikkatsiz, sıkılmış katılımcılar zehirle buluşuyor, ama aynı zamanda, odada olmak istemek için daha farklı veya şaşırtıcı bir nedeni olan birini dışlamak istemezsiniz. Bu sorunu çözmek için, Allen nezaket davetini benimsemeyi önerir: yalnızca onları nezaket olarak davet ettiğiniz ve muhtemelen atlayabileceklerini açıkça kabul ettiğiniz bir davet. İnsanlar toplantıları atlamayı sever.

Durum Raporu'nu öldür

İnanılmaz derecede yaygın olan ve bir amaca hizmet etmeyen bütün bir toplantı türü var, Allen şöyle diyor: “Yuvarlak robin”, “herkesin neyin peşinde olduğunu” durum raporu, insanların bir daire içinde dolaştığını ve ne olduklarını açıkladığını belirli bir proje için ilerleme kaydedilmesi veya paylaşılması. Bu tür bilgiler elektronik olarak paylaşılmalı ve herkesi sözlü olarak toplanması zaman kaybıdır. Allen'ın kısaca ifade ettiği gibi: “Bir projeye bağlı olmadığı sürece o toplantıya ihtiyacımız olmaz.”

Quash Şikayet değil Şakalar

Bir toplantı yapıldıktan sonra, Allen’ın bulguları mizah için yer yaratmanın gerçekten önemli olduğunu gösteriyor. Kahkaha, insanların katılımı teşvik eden sohbete çekilmesine yardımcı olur (sonuçta ilk etapta toplantı yapmanın asıl amacı budur.) Kapak tarafında, Allen, şikayet etmek için oldukça büyük bir tehlike olduğunu söylüyor; zararsız (“yaptın mı? görmek Bugünkü trafik 95? ”) ama kopma ve umutsuzluk duygularını teşvik edebilir.

Geç kalmayın

Kimsenin konuşmadığı veya bir kişinin sohbete egemen olduğu toplantılar açıkça sorunlu olsa da, Allen, araştırmaların toplantılarla ilgili en sinsi sorunun gecikme olduğunu belirtti. “Zamanında olmak” oldukça açık bir protokol gibi görünse de, derece bir kişinin bir toplantıya yalnızca altı dakika geç kalması, her şeyi raydan çıkarabilir, aslında şok edici. Örneğin Allen ve ekibi, Çin, Şili, İtalya, ABD, Almanya ve Hollanda'da geç kalmayı çevreleyen kültürel tutumlarda farklılıklar bulmaya çalıştı. Bunların hepsi oldukça farklı işyeri kültürleridir, iş etrafında farklı değerlere sahiptirler ve böylece Allen’ın ekibi, dakikliğin ne kadar önemli olduğu konusunda kültürel farklılıklar bulmayı bekliyordu. Hiç yapmadılar.

Allen, “Toplantılara geç gelme hüsranında çarpıcı bir tutarlılık var” diyor. “Bir ülke olarak ülke kültürünün, ev yaşamının, bir kişinin kimler olduğunu, toplantı deneyimini değerlendirmelerini etkileyeceğini düşünürdünüz, ancak bulduğumuz şey, ekonominin küreselleşmesiyle birlikte, bu tür bir küreselleşme olduğunu ofis alanı ortamı. ”

Bu bölücü, kutuplaşmış zamanlarda, bizim yaptığımız birkaç şeyden biri. herşey ortak noktamız insanların zamanımıza saygı duymasını istediğimizdir. Ve geç kaldığınızda, insanlar orada oturup sadece kalmayı tercih etmiyorlar; ayrıca sadece bu toplantıyla değil, tüm toplantılar Bu gelecekte geliyor. Başka bir deyişle, bir toplantıya geç kaldığınızda, yalnızca o toplantıya katılanlar için bu toplantıyı mahvetmiyorsunuz, aynı zamanda ilk toplantı toplantılarını mahvetmeye yardımcı oluyorsunuz. Bu bana hatırlatıyor, muhtemelen jet atmalıyım.

Bu bizim uyarlanmış bir versiyonudur. strateji e-bülten, haftalık olarak en uygun finans, kariyer ve yaşam tarzı tavsiyelerinin bir özetini sunuyor. Ben James Dennin, inovasyon editörü Ters. Burada yanıtını görmek istediğiniz para veya kariyerle ilgili sorularınız varsa, bana [email protected] adresinden e-posta gönderin - ve bu bağlantı ile Strateji'ye geçin!